Efektivitas Kerja

Efektivitas kerja mempunyai berbagai macam pengertian menurut para ahli, namun secara umum memang belum ada kesesuaian pendapat mengenai konsep efektivitas hal tersebut dikarenakan para ahli dalam merumuskan pengertian efektivitas hanya memandang dari sudut bidang kajian dan disiplin ilmu tertentu. Mengenai hal ini sejalan dengan pendapat Richard M. Steers (1985:220) menyatakan bahwa :

Mengingat keanekaragaman pendapat mengenai sifat dan komposisi dari efektivitas organisasi, maka tidaklah heran jika terdapat demikian banyak pendapat yang bertentangan sehubungan dengan cara-cara meningkatkan efektivitas dalam suatu organisasi yang sedang berjalan, rupanya sebab utama tidak hanya penyesuaian pada terbatasnya konsep efektivitas.  

Dari pendapat di atas menunjukan bahwa dalam memahami pengertian efektivitas ini orang berbeda-beda dalam pemahamannya sesuai dengan kerangka acuan yang dipakainya masing-masing.

Efektivitas kerja karyawan merupakan awal mula dari keberhasil an organisasi karena efektivitas individu akan mengahasilkan efektivitas tingkat kelompok, efektivitas kelompok ini bergerak dalam suatu organisasi yang mempunyai suatu tujuan bersama atau bisa dikatakan tingkat efektivitas organisasi.

            Efektivitas organisasi ini ditunjukan untuk mencapai sasaran organisasi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, hal ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh H. Emerson yang dikutip oleh Soewarno Handayaningarat  (Soewarno Handayaningrat, 1982:16)  “efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.”  Sedangkan T. Hani Handoko “efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metoda (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan”.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukan keberhasilan  organisasi dalam mencapai  suatu tujuan tertentu dengan menggunakan sumber-sumber yang ada dengan ukuran yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengertian kerja menurut The Liang Gie (1990:42) adalah “keseluruhan pelaksanaan aktivitas-aktivitas jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang berhubungan dengan kelangsungan hidupnya”.

Menurut Prajudi Atmosudirjo (1989:148) pengertian kerja yaitu “pengerahan tenaga, (mental, status, kekuatan dan jasmaniah) untuk menciptakan atau mewujudkan sesuatu yang sebelumnya sudah merupakan rencana atau objectif”.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kerja merupakan pengarahan segala daya yang dimiliki manusia melalui aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

 Sondang P. Siagian (1985:151) mengenai efektivitas kerja yaitu :

Penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan, artinya apakah pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak, bergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan dan tidak terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakan dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.

Dengan demikian pengertian efektivitas kerja adalah keadaan yang menunjukan ketercapaiannya suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pengerahan segala daya yang terdapat pada manusia melalui aktivitas-aktivitasnya.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efektivitas kerja

Untuk terwujudnya kerja yang efektif, ada beberapa faktor yang mempengaruhinya. Richard M.Steers (1985:9-11) “mengidentifikasikan empat faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yaitu karakteristik organisasi, karakteristik lingkungan, karakteristik pekerja, karakteristik kebijakan manajemen”.

1.      Karakteristik organisasi mempengaruhi efektivitas kerja, karena karakteristik organisasi ini menggambarkan struktur yang harus dilalui oleh karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Struktur organisasi merupakan cara untuk menempatkan manusia sebagai bagian dari pada suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola-pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.

2.      Karaketeristik lingkungan ini secara keseluruhan berada dalam lingkungan organisasi seperti peralatan, perlengkapan, hubungan diantara pegawai dan kondisi kerja. Ciri lingkungan ini selalu mengalami perubahan artinya memiliki sifat ketidakpastian karena selalu terjadi proses dinamisasi.

3.      Karakteristik pekerja: faktor inilah yang paling berpengaruh terhadap efektivitas kerja, karena betapapun lengkapnya sarana dan prasarana, betapapun baiknya mekanisme kerja tanpa dukungan kualitas sumber daya yang mengisinya tidak akan ada artinya.

4.      Karakteristik kebijakan dan praktek manajemen; praktek manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang dalam mengkondisikan semua hal ada didalam organisasi. Kebijakan dan praktek manajemen ini harus memperhatikan juga unsur manusia sebagai individu yang memiliki perbedaan bukan hanya mementingkan strategi mekanisme kerja saja. Mekanisme kerja ini meliputi penetapan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan sumber daya dan menciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan, dan pengambilan keputusan yang bijaksana, adaptasi terhadap perubahan lingkungan dan inovasi organisasi.

Selain kriteria-kriteria tersebut di atas, efektivitas juga menekankan pada segi efek atau akibatnya dan segi hasilnya, seperti pendapat yang dikemukakan oleh Ibnu Syamsi  (1988:2) ”Efektivitas (hasil guna) ditekankan pada efeknya, hasilnya dan tanpa kurang memperdulikan pengorbanan yang perlu diberikan untuk memperoleh hasil tersebut”.

Efektif tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam mewujudkan tujuannya tidak terlepas dari keefektivan individu yang ada didalam organisasi itu sendiri, berikut ini disajikan gambar mengenai hubungan ketiga perspektif tersebut

            Dari gambar diatas penulis dapat simpulkan bahwa dari 3 perspektif keefektivan, yang mempengaruhi efektifitas kerja adalah keefektivan individu, karena penyebab keefektivan individu seperti yang tertulis dalam gambar merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi sikap kerja karyawan.

Adapun syarat-syarat eksplisit mengenai efektivitas kerja menurut Richard M.Steers (1985:135) adalah

a.       Setiap organisasi harus mampu membina dan mempertahankan suatu jumlah pekerja terampil

b.      Organisasi harus mampu memiliki prestasi, peranan yang dapat diandalkan dari pada karyawannya.

c.       Organisasi yang efektif juga menuntut agar para karyawannya mengusahakan bentuk tingkah laku yang spontan dan inisiatif.

Berdasarkan pendapat di atas bahwa untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif diperlukan pula penanganan pekerjaan yang efektif. Prinsip kerja efektif tersebut menurut Komarudin (1993:42-43):

a.       Rencana

Merencanakan sesuatu dengan tepat, berarti anda harus menyelesaikan

1.      Pekerjaan apakah yang diselesaikan?

2.      Bagaimanakah melaksanakannya?

3.      Kapankah anda selesaikan?

4.      Dimana anda selesaikan?

5.      Berapakah kecepatan melaksanakannya?

b.      Jadwal

Pekerjaan haruslah anda jadwalkan. Suatu jadwal yang efektif haruslah

1.      Pasti

2.      Selaras dengan jadwal-jadwal lainnya

3.      Sulit tercapai namun mungkin tercapai

4.      Anda pegang dan teguh

c.       Pelaksanaan

Kemudian rencana itu anda selesaikan dengan

1.      Terampil

2.      Teliti

3.      Cepat

4.      Tanpa usaha yang tidak perlu

5.      Tanpa penundaan yang tidak perlu

d.      Pengukuran

Pekerjaan yang anda laksanakan haruslah diukur

1.      Berdasarkan potensi anda

2.      Berdasarkan laporan anda yang telah lalu

3.      Berdasarkan laporan orang lain yang telah lalu

4.      Berdasarkan kuantitas

5.      Berdasarkan kualitas

e.       Kontraprestasi

Andai kata tugas anda selesai dengan efektif anda selayaknya mendapat balas jasa berupa:

1.      Syarat kerja yang baik

2.      Kesehatan yang baik

3.      Kebahagiaan

4.      Pengembangan diri

5.      Uang

Berdasarkan pada uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan faktor yang berpengaruh dalam efektivitas kerja suatu organisasi adalah faktor manusia sebagai para pekerjanya. Keterkaitan manusia pada organisasi yang dibentuknya tidak lain untuk memberi tatanan fasilitas internal dan iklim organisasi untuk mendapat mencapai sasaran yang dikehendaki. Bila masing-masing individu dalam organisasi memiliki komitmen yang tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan maka kondisi ini akan membantu peningkatan efektivitas yang pada akhirnya memberikan kontribusi kepada pencapaian efektivitas kelompok dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.

Kriteria-kriteria Efektivitas Kerja

            Sebagaimana telah diuraikan pada bagian sebelumnya bahwa pembahasan efektivitas kerja tidak terlepas dari aktivitas-aktivitas karyawan secara individu maupun kelompok dalam melaksanakan tugas dengan berbagai kemampuan serta tingkat keberhasilan yang dicapai.

            Dengan demikian maka untuk mencapai tingkat efektivitas kerja yang tinggi, tentunya harus memperhatikan kriteria-kriteria efektivitas kerja baik yang berasal dari para karyawan itu sendiri dengan berbagai kemampuan dan kelemahannya maupun dari lingkungan mereka bekerja baik dengan teman sejawat ataupun dengan pimpinannya.

            Richard M.Steers (1985:206) mengemukakan lima kriteria yang harus diperhatikan dalam pencapaian efektivitas kerja karyawan yaitu, “Efektifitas kerja dalam suatu organisasi memiliki beberapa kriteria yang harus diperhatikan yaitu kemampuan menyesuaikan diri, Produktivitas, Kepuasan kerja, Kemampuan berlaba, Pencarian sumber daya”.

            Agar dapat lebih dipahami, penulis akan kemukakan aspek-aspek pengukuran efektivitas kerja secara terperinci. Faktor pertama yaitu kemampuan menyesuaikan diri yaitu suatu kemampuan dan kesanggupan yang dimiliki oleh setiap karyawan untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan, yang meliputi:

a.       Hubungan sesama karyawan termasuk sikap terhadap pimpinan.

b.      Kemampuan untuk menerima dan memahami pekerjaan yang dilimpahkan dengan cepat.

c.       Kemampuan untuk mempergunakan mesin-mesin atau teknologi yang digunakan dalam lingkungan organisasi

Kemampuan untuk menyesuaikan diri yang dimiliki setiap karyawan ini dapat menentukan tingkat pencapaian efektivitas kerja

Faktor kedua yang harus diperhatikan adalah produktivitas kerja. Richard M. Steers (1985:192) mengemukakan bahwa “Produktivitas kerja adalah bagaimana pemanfaatan yang dilakukan oleh karyawan atas sumber-sumber yang ada dalam organisasi secara keseluruhan adalah apa yang disebut man, money, material, machine, method and market. Apabila karyawan dapat memanfaatkan dan memadukan sumber-sumber tersebut yang pada akhirnya tercapai tujuan organisasi, ini berarti efektivitas kerja tercapai.

Faktor ketiga adalah kepuasan kerja. Rihard M. Steers (1985:192) mengemukakan bahwa “Kepuasan tinggi dapat menyenangkan para pekerja, sehingga para pekerja cenderung bekerja dalam kondisi yang positif yang diinginkan bersama”. Dengan kondisi kerja yang positif, berarti para karyawan bekerja sesuai dengan prosedur, mereka tidak menyepelekan pekerjaannya, memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi sehingga akhirnya akan mencapai efektivitas yang tinggi pula.

Faktor keempat kemampuan berlaba sebenarnya merupakan kondisi sejauhmana faktor pertama yaitu kemampuan menyesuaikan diri, faktor kedua yaitu produktivitas kerja, dan faktor ketiga yaitu kepuasan kerja telah dimiliki oleh para karyawan  sehingga terlihat hasil kerja mereka. Kemampuan berlaba yang tinggi akan memperlihatkan tingkat efektivitas kerja yang tinggi pula, sehingga pada akhirnya menjadi ciri tercapainya tujuan organisasi.

Faktor terakhir yang harus diperhatikan dalam pencapaian efektivitas kerja adalah pencarian sumber daya. Richard M. Steers (1985:192) mengemukakan bahwa pencarian sumber daya mencakup tiga bidang yang saling berhubungan yaitu:

1.      Kemampuan mengintegrasikan berbagi sub sistem sehingga mampu mengkoordinasikan dengan tepat dan mengarah pada tujuan organisasi dengan efektif.

2.      Penetapan dan pemeliharaan pedoman-pedoman kebijakan yang mendukung peningkatan efektivitas kerja mereka.

3.      Penelaahan organisasi itu sendiri dengan mengadakan umpan balik dan pengendalian.

Ketiga bidang tersebut tidak dapat terpisah satu sama lain, tetapi harus dilakukan ketiga-tiganya dengan seiring dan sejalan ketiganya merupakan usaha pemanfaatan sumber daya sehingga pada akhirnya akan mencapai efektivitas kerja yang diharapkan.

2.2.3    Aspek-aspek Pengukuran Efektivitas Kerja

                        Untuk mendapatkan tingkatan-tingkatan efektifitas kerja, diperlukan pengukuran terhadap aspek-aspek dasar yang mengakibatkan dihasilkannya efektivitas kerja. Aspek-aspek yang bisa dipergunakan dalam pengukuran efektivitas kerja itu bisa dari beberapa hal, misalnya dari perencanaan, dari pelaksanaan atau dari hasil evaluasi seluruh kegiatan.

                        Pengukuran efektivitas kerja didasarkan pada beberapa hal seperti yang dikemukakan oleh Sondang P. Siagian (1985:32) bahwa:

Efektivitas kerja karyawan dapat diukur dari beberapa hal yaitu: kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik.

Untuk memahami aspek-aspek dari pengukuran efektivitas kerja di atas, penulis menguraikan sebagai berikut:

a.       Proses pencapaian tujuan organisasi; akan lebih lancar, tertib, dan efektif apabila dalam pribadi anggota organisasi, telah tertanam kesadaran dan keyakinan yang mendalam bahwa tercapainya tujuan organisasi pada dasarnya berarti tercapainya pula tujuan mereka secara pribadi.

b.      Strategi pencapaian tujuan; merupakan langkah kedua dari pimpinan dalam mengelola organisasi secara efektif dan efisien. Pencapaian tujuan secara efektif dan efisien tentunya sangat ditentukan oleh efektivitas kerja karyawan. Sedangkan efektivitas kerja karyawan itu sendiri sangat mengharapkan kejelasan strategi pencapaian tujuan, sehingga hal itu menjadi salah satu aspek dasar pengukuran efektivitas kerja.

c.       Proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap; untuk mencapai efektivitas kerja memerlukan job deskripsi yang tegas dengan job analisa yang jelas, sehingga proses memanage karyawan dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat.

d.      Perencanaan yang matang merupakan acuan kerja setiap organisasi bila perencanaannya matang, maka pelaksanaan yang dilakukan memungkinkan lancarnya proses kerja yang efektif dan efisien. Karena perencanaan menjadi acuan untuk kerja, dimana dalam perencanaan tersebut tertuang berbagai tujuan dan target, maka rencana dapat dijadikan aspek dasar sebagai acuan pula untuk mengevaluasi hasil kerja

e.       Penyusunan program yang tepat; pada hakekatnya adalah merumuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh orang dimasa depan. Jelaslah bahwa salah satu aspek efktivitas kerja adalah sampai sejauhmana: a) memperkirakan keadaan yang dicapai, b) mengambil keputusan dalam menghadapi masa depan, c) meningkatkan orientasi masa depan, d) mengambil resiko yang telah diperhitungkan, e) memperhitungkan faktor-faktor pembatas yang diduga akan menghadapi dalam berbagai segi kehidupan organisasi, f) memperhitungkan situasi lingkungan yang akan timbul baik yang bersifat politik, ekonomi, nilai-nilai sosial, ilmu pengetahuan dan teknologi.

f.       Tersedianya sarana dan prasarana kerja; bila sarana kerja ternyata tidak lengkap, maka perkataan yang tepat adalah bagaimana mencapai efektivitas kerja yang tinggi dengan sarana dan prasarana yang ada. Pelaksanaan yang efektif dan akan tetapi tentunya jauh berbeda hasil yang akan dicapai, bila perkataan itu diungkapkan oleh seorang pemimpin dalam suatu organisassi yang sarana dan prasarananya lengkap.

g.      Pelaksanaan yang efektif dan efisien; kejelasan tujuan, tepatnya strategi, efektivitas proses perumusan kebijakan, matangnya rencana, kelengkapan sarana memadai, semua itu akan sangat kurang berarti bila pelaksanaan kerja secara operasional tidak efektif dan tidak efisien. Karena dengan pelaksanaan itulah yang akan mendekatkan suatu rencana atau harapan pada tujuan dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan yang efektif dan efisien dapat dikatakan sebagai salah satu kunci yang akan menentukan efektifitas kerja karyawan dalam pencapaian tujuan yang tinggi.

h.      Sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik; merupakan aspek terakhir yang mudah diucapkan tetapi sukar dilaksanakan oleh seorang pimpinan. Banyak faktor yang dapat membentuk pimpinan menjadi seorang pengawas dan pengendali yang mendidik, misalnya dengan mendalami ilmu manajemen, pengalaman kerja, sifat bawaan, tingkat IQ yang tinggi dan lain-lain. Semua faktor itu dapat menjamin terbentuknya pengawas dan pengendali yang mendidik bila hanya berdiri sendiri, biasanya kelemahan yang lain akan mudah terlihat atau terasa oleh para karyawan.

Aspek aspek yang dibutuhkan di atas harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, sebab aspek-aspek tersebut sangat menentukan berhasil tidaknya efektivitas kerja.

 Daftar Pustaka:

Gie, Liang The. (1982). Ensiklopedi Administrasi. Jakarta : Gunung Agung.

Gie, Liang the, (1982). Asas Asas Manajemen. Bandung : Mandar maja

Handayaningrat,  Soewarno. (1982). Pengantar Ilmu Pengetahuan dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung

Handoko, T, Hani. (2003). Manajemen. yogyakarta : BPFEE

Komarudin. (1993). Manajemen  Kantor Teori dan Praktek. Bandung: Trigenda Karya.

Siagian . P. Sondang. (1989). Manajemen Strategik. Jakarta: Graha Indonesia

.................................. (1985). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:  Aksara baru

..................................(1982). Organisasi kepemimpinan dan perilaku administrasi,  Jakarta: Gunung agung

..................................(2004). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Steers, Richard (1985). Efektivitas Organisasi Kaidah Perilaku. Jakarta: Erlangga